Pravilnik o zasebnosti
Kako obdelujemo vaše osebne podatke
1. Kdo je odgovoren za vaše podatke
Upravljavec vaših osebnih podatkov je:
Wensday Invest Sp. z o.o.
Posluje pod imenom: ElectroQuell
Naslov sedeža: ul. Święty Marcin 29/8, 61-806 Poznań, Poljska
NIP / identifikacijska številka za DDV v EU: PL 7831870813 · REGON: 523967958
Registracija: Državni sodni register (KRS) št. 0001008813, Okrajno sodišče Poznań – Nowe Miasto i Wilda v Poznanju, VIII. gospodarski oddelek Državnega sodnega registra; osnovni kapital 5.000 PLN
Zastopnik: Karol Półtorak, predsednik uprave
E-pošta: info@electroquell.de · Telefon: +49 176 82370794
Spletno mesto: www.electroquell.de
Z vsemi vprašanji o osebnih podatkih se obrnite na nas na info@electroquell.de ali po pošti na zgornji naslov, pri čemer pismo označite z »Varstvo podatkov«. Pooblaščene osebe za varstvo podatkov nismo imenovali, ker tega nismo dolžni storiti.
2. Na kaj se nanaša ta pravilnik
Ta pravilnik se uporablja za osebne podatke, ki jih obdelujemo, ko obiščete www.electroquell.de, zahtevate ponudbo, oddate naročilo, odprete uporabniški račun, stopite v stik z nami, se naročite na naše e-novice, se prijavite na delovno mesto ali z nami kako drugače poslujete kot kupec, dobavitelj ali poslovni stik. Kadar obdelujemo podatke zaposlenih pri poslovnih kupcih in dobaviteljih (ime, funkcija, poslovni kontaktni podatki), se ta pravilnik uporablja tudi zanje.
3. Katere podatke obdelujemo, zakaj in na kateri pravni podlagi
| Namen | Podatki | Pravna podlaga (GDPR) | Hramba |
|---|---|---|---|
| Odgovarjanje na povpraševanja in priprava ponudb | Ime, podjetje, e-pošta, telefon, naslov, vsebina vašega povpraševanja, tehnične zahteve | Člen 6(1)(b): izvajanje ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe; člen 6(1)(f): zakoniti interes za odgovarjanje na poslovne stike | Do zaključka povpraševanja; ponudbe 3 leta za nadaljnje spremljanje in kot dokazilo |
| Obdelava in izpolnjevanje naročil, dostava, montaža, garancija in reklamacije | Identifikacijski in kontaktni podatki, naslov za dostavo, podrobnosti naročila, serijske številke, status plačila, korespondenca, servisni zapisi | Člen 6(1)(b): izvajanje pogodbe | Čas trajanja pogodbe, nato za čas zastaralnega roka zahtevkov (po poljskem pravu praviloma 6 let za poslovne zahtevke in od 2 do 6 let za potrošniške zahtevke) |
| Računovodstvo, izdajanje računov in davki | Podatki za račun, podatki o plačilu, identifikacijske številke za DDV | Člen 6(1)(c): zakonska obveznost na podlagi poljskega Zakona o računovodstvu in davčnih predpisov | 5 let od konca davčnega leta, v katerem je obveznost nastala |
| Plačila | Način plačila, identifikator transakcije, znesek; podatke o kartici ali PayPalu obdeluje ponudnik, mi jih ne hranimo | Člen 6(1)(b) in (c) | Enako kot za računovodstvo |
| Uporabniški račun | Podatki za prijavo, zgodovina naročil, shranjeni naslovi | Člen 6(1)(b): zagotavljanje storitve uporabniškega računa, ki ste jo zahtevali | Dokler ne izbrišete računa, nato v obsegu, potrebnem za zahtevke in računovodstvo |
| Ugotavljanje, uveljavljanje ali obramba pravnih zahtevkov | Podatki o pogodbi in korespondenci | Člen 6(1)(f): zakoniti interes | Dokler zahtevki ne zastarajo ali niso pravnomočno rešeni |
| Neposredno trženje obstoječim kupcem in poslovnim stikom (po pošti ter po e-pošti ali telefonu, če ste v to privolili) | Ime, podjetje, kontaktni podatki, zgodovina nakupov | Člen 6(1)(f): zakoniti interes za promocijo naših izdelkov; za pošiljanje elektronskih trženjskih sporočil je dodatno potrebna vaša privolitev v skladu s členom 398 poljskega Zakona o elektronskih komunikacijah | Dokler ne ugovarjate ali ne prekličete privolitve |
| E-novice | E-poštni naslov, ime, evidenca privolitve, statistika odpiranja in klikov | Člen 6(1)(a): privolitev, in člen 398 Zakona o elektronskih komunikacijah | Dokler se ne odjavite; evidenca privolitve se nato hrani še 3 leta kot dokazilo |
| Delovanje spletnega mesta, varnost in dnevniki napak | Naslov IP, podatki o brskalniku in napravi, obiskane strani, časovni žigi | Člen 6(1)(f): zakoniti interes za varno in delujoče spletno mesto | Do 90 dni v strežniških dnevnikih |
| Analitični in oglaševalski piškotki | Spletni identifikatorji, podatki o napravi, obiskane strani, interakcije, približna lokacija | Člen 6(1)(a): privolitev, podana prek pasice za piškotke (člen 399 Zakona o elektronskih komunikacijah) | Trajanje posameznega piškotka je navedeno v Pravilniku o piškotkih |
| Zaposlovanje | Podatki v vaši prijavi | Člen 6(1)(b) in (c) (Zakonik o delu); člen 6(1)(a) za prihodnje zaposlitvene postopke | Do konca postopka; 12 mesecev z vašo privolitvijo |
Posredovanje osebnih podatkov je prostovoljno, vendar je potrebno, da lahko odgovorimo na vaše povpraševanje ali sklenemo in izvedemo pogodbo; brez njih vam ne moremo dobaviti blaga. Podatki, ki so v naših obrazcih označeni kot obvezni, so najmanjši obseg podatkov, ki ga potrebujemo.
4. Od kod izvirajo podatki
Večino podatkov pridobimo neposredno od vas. Pri poslovnih stikih lahko podatke pridobimo tudi od vašega delodajalca ali sodelavcev, iz javnih registrov (CEIDG, KRS, VIES, Handelsregister), s spletnih mest podjetij ali na sejmih in iz panožnih imenikov. Ponudniki plačilnih storitev nas obveščajo o statusu vašega plačila. Prevozniki nas obveščajo o statusu dostav.
5. Kdo prejme vaše podatke
Osebne podatke delimo le, kadar je to potrebno, in sicer z:
- ponudniki storitev, ki delujejo v našem imenu (obdelovalci) in so zavezani s pogodbami o obdelavi podatkov: našim ponudnikom gostovanja v oblaku, katerega podatkovni centri za to Spletno mesto so v Nemčiji; ponudniki programske opreme za e-pošto, pisarniško delo in upravljanje odnosov s strankami; platformami za spletno trgovino in e-novice, ki se uporabljajo za delovanje Spletnega mesta; orodji za klepet in podporo na spletnem mestu; računovodsko programsko opremo in našim zunanjim računovodjem; IT-podporo.
- samostojnimi upravljavci, ki so potrebni za izvajanje pogodbe: ponudniki plačilnih storitev (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxembourg, in naš ponudnik kartičnih plačil), bankami, prevozniki in špediterji, proizvajalci motorjev in njihovimi servisnimi mrežami za registracijo garancij in garancijske zahtevke, podizvajalci za montažo, zavarovatelji izvoznih kreditov in ponudniki trgovinskega financiranja, kadar je pogodba financirana, ter carinskimi zastopniki pri izvozu.
- ponudniki oglaševalskih in analitičnih storitev, če ste v to privolili prek pasice za piškotke: Google (analitika in merjenje učinkovitosti oglasov), Meta in LinkedIn (merjenje učinkovitosti oglasov). Kategorije in obdobja trajanja so navedeni v Pravilniku o piškotkih.
- organi in svetovalci: davčnimi organi, sodišči in organi pregona, kadar to zahteva zakon; odvetniki, revizorji in zavarovatelji, kadar je to potrebno za varstvo naših pravic.
6. Prenosi zunaj Evropskega gospodarskega prostora
Naše Spletno mesto in podatki o strankah gostujejo v Evropski uniji. Nekateri ponudniki oglaševalske, analitične, plačilne in pisarniške programske opreme (na primer družbe iz skupin Google, Meta in PayPal) lahko podatke obdelujejo v Združenih državah Amerike ali drugih državah zunaj EGP. V takih primerih se opiramo na sklep Evropske komisije o ustreznosti (vključno z okvirom EU-ZDA za zasebnost podatkov za certificirana podjetja iz ZDA) ali na standardne pogodbene klavzule Komisije z dodatnimi zaščitnimi ukrepi. Kopijo ustreznih zaščitnih ukrepov lahko pridobite, če se obrnete na nas. Kadar prodajamo strankam zunaj EGP (na primer v Združenih arabskih emiratih, Bahrajnu ali Združenem kraljestvu), podatke, potrebne za izvajanje pogodbe, prenašamo na podlagi člena 49(1)(b) GDPR ali, kadar se uporablja, na podlagi sklepa o ustreznosti za Združeno kraljestvo.
7. Kako dolgo hranimo podatke
Roki hrambe so navedeni v preglednici v poglavju 3. Na splošno velja: podatke o pogodbah in storitvah hranimo ves čas trajanja pogodbe in zastaralnega roka zahtevkov; računovodske in davčne evidence 5 let po koncu davčnega leta; podatke za trženje, dokler ne ugovarjate ali ne prekličete privolitve; podatke o povpraševanjih do zaključka zadeve in še kratko obdobje za nadaljnje spremljanje. Po izteku roka podatke izbrišemo ali anonimiziramo.
8. Vaše pravice
Na podlagi GDPR imate pravico do:
- dostopa do svojih osebnih podatkov in prejema njihove kopije (člen 15);
- popravka netočnih ali nepopolnih podatkov (člen 16);
- izbrisa, kadar podatki niso več potrebni, je privolitev preklicana ali je obdelava nezakonita (člen 17), ob upoštevanju zakonskih obveznosti hrambe;
- omejitve obdelave v primerih iz člena 18;
- prenosljivosti podatkov, ki ste nam jih posredovali in jih obdelujemo z avtomatiziranimi sredstvi na podlagi privolitve ali pogodbe (člen 20);
- ugovora, kadar koli, obdelavi na podlagi naših zakonitih interesov, vključno z oblikovanjem profilov (člen 21(1)); obdelavo nato prenehamo, razen če izkažemo nujne legitimne razloge. Neposrednemu trženju lahko ugovarjate kadar koli in ga bomo brez izjeme prenehali izvajati (člen 21(2));
- preklica privolitve kadar koli z učinkom za naprej, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave pred preklicem (člen 7(3)); za e-novice uporabite povezavo za odjavo; za piškotke uporabite povezavo za nastavitve piškotkov v nogi Spletnega mesta.
Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na nas na info@electroquell.de. Odgovorimo v enem mesecu; pri zapletenih zahtevah se ta rok lahko podaljša za največ dva dodatna meseca. Morda vas bomo prosili, da potrdite svojo identiteto.
Prav tako imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu, zlasti v državi EU, v kateri imate običajno prebivališče ali kraj dela ali v kateri je prišlo do domnevne kršitve. Na Poljskem je to predsednik Urada za varstvo osebnih podatkov (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl. V Nemčiji je to pristojni deželni organ za varstvo podatkov (Landesdatenschutzbehörde).
9. Avtomatizirano sprejemanje odločitev in oblikovanje profilov
Ne sprejemamo odločitev, ki bi temeljile izključno na avtomatizirani obdelavi in bi imele za vas pravne ali podobno znatne učinke. Oglaševalska orodja lahko obiskovalce na podlagi njihovega brskanja razvrščajo v ciljne skupine, če privolite v trženjske piškotke; to za vas nima pravnih učinkov, privolitev pa lahko kadar koli prekličete.
10. Varnost
Na Spletnem mestu uporabljamo šifriranje TLS, nadzor dostopa, šifrirane varnostne kopije in pogodbe o obdelavi podatkov z našimi ponudniki. Kartična plačila in plačila s PayPalom se obdelujejo v sistemih ponudnika; številk kartic ne prejemamo in jih ne hranimo. Iz varnostnih razlogov ne objavljamo podrobnosti o naši tehnični infrastrukturi; o posameznih zaščitnih ukrepih nas lahko vprašate, kadar je to pomembno za vašo zahtevo.
11. Otroci
Naši izdelki in Spletno mesto so namenjeni odraslim in podjetjem. Podatkov otrok, mlajših od 16 let, zavestno ne zbiramo.
12. Spremembe tega pravilnika
Ta pravilnik posodobimo, ko se spremenijo naša obdelava, ponudniki ali zakonodaja. Trenutna različica z datumom je vedno na voljo na Spletnem mestu. O bistvenih spremembah, ki vplivajo na imetnike računov ali naročnike na e-novice, bomo obvestili po e-pošti.